¿Cuál es la diferencia entre factura y factura proforma?

Una de las principales dudas que tienen los clientes o autónomos que inician su negocio, es la diferencia entre la factura y la factura proforma. ¿Qué diferencia hay? ¿Son lo mismo? Sal ahora mismo de dudas.

Diferencia entre factura y factura proforma

Es importante no confundir la factura convencional con la factura proforma. Normalmente, la proforma se envía antes de la factura definitiva, para que el cliente pueda hacerse una idea del precio total del servicio. Es similar a un presupuesto, aunque no es exactamente lo mismo.

A simple vista, la proforma se parece a una factura, pero no tiene validez. Es decir, no se podría usar para desgravar el IVA (por ejemplo). Para que tenga validez debe ser la factura definitiva. Además, en muchos casos pone claramente que se trata de una proforma y que no tiene ningún tipo de validez legal, para que el cliente sea consciente de ello.

La proforma se utiliza para que el cliente pueda hacerse una idea del coste total del producto o del servicio antes de pagar. Verás que contiene la misma información que aparecerá en la factura final, pero no tiene validez fiscal y no reemplaza una factura oficial. Es decir, aunque se envíe una proforma, luego debe enviarse la factura definitiva. 

Otra importante diferencia entre factura proforma y factura definitiva, es que la segunda no se puede modificar. Es decir, una vez creada y enviada la factura al cliente, tendrías que emitir una factura rectificativa en el caso de querer hacer cualquier cambio. Mientras que si te equivocas en la proforma no pasa nada, puedes editarla y enviarla de nuevo. 

Por último, otra diferencia entre proforma y factura es que la primera no se podría usar a modo de ahorro fiscal para desgravar el IVA, pero la segunda sí.

¿Es lo mismo una proforma que un presupuesto? Tampoco

El presupuesto es un documento que normalmente se le envía al cliente al principio, para que se haga una idea del precio del servicio o del producto. Una vez recibido, el cliente puede aceptarlo o rechazarlo. Sin embargo, la proforma se envía en una fase más avanzada del proyecto, antes de que el cliente pague. Es decir, antes de emitir la factura final.

Además, el presupuesto no tiene porqué tener los datos de una factura normal. Puede ponerse simplemente el nombre del cliente y dos datos más. Ya ves que es diferente y que una cosa no sustituye a la otra. Hay quienes lo utilizan como sinónimo, pero no es lo mismo.

¿Es obligatorio enviar una proforma a un cliente?

En absoluto. Es totalmente opcional. Si bien es cierto que la proforma se recomienda enviar antes de la factura final, aunque en muchos casos se envía directamente la factura, tanto si el cliente ya ha pagado como si está en proceso de hacerlo. 

Sin embargo, en algunas ocasiones puede ser más inteligente crear la proforma, sobre todo si el proyecto finalmente no sale adelante o si se realizan cambios en los servicios o en los importes. Porque así, si finalmente el proyecto no sale, no tendrás que crear una factura rectificativa para anular la factura original.   

¿Cuándo se utiliza una factura proforma?

Este documento se suele emitir antes de finalizar una venta, para detallar bien las condiciones y que el cliente no se lleve una sorpresa al recibir la factura. Es como un borrador o visión final de la factura, pero sin que tenga validez de ningún tipo. 

Normalmente, se usa para que el cliente se haga una idea de lo que será la factura. Mientras que la factura definitiva se envía al final, después de que vendas tu producto o servicio. Es el último paso en la relación cliente-profesional.

¿Qué datos tiene que incluir una factura proforma?

Los datos de la proforma son los mismos que los de la factura convencional. Eso sí, debes indicar que se trata de una proforma en alguna parte del documento. Normalmente se pone en el encabezado.

Estos son los principales datos a incluir en una factura proforma:

• Fecha de emisión de la factura. 
• Datos del proveedor: nombre completo, DNI, dirección fiscal…
• Datos del cliente.
• Descripción detallada de los productos o servicios.
• Importe.
• Impuestos.
• Método de pago (nº de cuenta bancaria, por ejemplo).

Es importante que el diseño sea profesional y la letra legible.

Ahora que conoces la diferencia entre proforma y factura, no dudes en preguntarnos cualquier duda que te haya podido surgir. Te esperamos.