Quina és la diferència entre factura i factura proforma?

Un dels principals dubtes que tenen els clients o autònoms que inicien el seu negoci és la diferència entre la factura i la factura proforma. Quina diferència hi ha? Són el mateix? Surt ara mateix de dubtes!

Diferència entre factura i factura proforma

És important no confondre la factura convencional amb la factura proforma. Normalment, la proforma s'envia abans de la factura definitiva, perquè el client pugui fer-se una idea del preu total del servei. És similar a un pressupost, tot i que no és exactament el mateix.

A simple vista, la proforma s'assembla a una factura, però no té validesa. És a dir, no es podria fer servir per desgravar l'IVA (per exemple). Perquè tingui validesa ha de ser la factura definitiva. A més, en molts casos posa clarament que es tracta d'una proforma i que no té cap mena de validesa legal, perquè el client en sigui conscient.

La proforma s'utilitza perquè el client pugui fer-se una idea del cost total del producte o del servei abans de pagar. Veureu que conté la mateixa informació que apareixerà a la factura final, però no té validesa fiscal i no reemplaça una factura oficial. És a dir, encara que s'enviï una proforma, després s'ha d'enviar la factura definitiva.

Una altra diferència entre la factura proforma i la factura definitiva és que la segona no es pot modificar. És a dir, un cop creada i enviada la factura al client, hauries d'emetre una factura rectificativa en cas de voler fer qualsevol canvi. Mentre que si t'equivoques en la proforma, no passa res, pots editar-la i remetre-la de nou.

Finalment, una altra diferència entre proforma i factura és que la primera no es podria fer servir com a estalvi fiscal per desgravar l'IVA, però la segona sí.

És el mateix una proforma que un pressupost? Tampoc

El pressupost és un document que normalment s'envia al client al principi, perquè es faci una idea del preu del servei o del producte. Un cop rebut, el client pot acceptar-lo o rebutjar-lo. Tanmateix, la proforma s'envia en una fase més avançada del projecte, abans que el client pagui. És a dir, abans d'emetre la factura final.

A més, el pressupost no té per què tenir les dades d'una factura normal. Es pot posar simplement el nom del client i dues dades més. Ja veus que és diferent i que una cosa no substitueix l'altra. Hi ha qui ho utilitza com a sinònim, però no és el mateix.

És obligatori enviar una proforma a un client?

En absolut. És totalment opcional. Tot i que és cert que la proforma es recomana enviar abans de la factura final, en molts casos s'envia directament la factura, tant si el client ja ha pagat com si està en procés de fer-ho.

No obstant això, en algunes ocasions pot ser més intel·ligent crear la proforma, sobretot si el projecte finalment no tira endavant o si es fan canvis en els serveis o en els imports. Perquè així, si finalment el projecte no surt, no hauràs de crear una factura rectificativa per anul·lar la factura original.

Quan s'utilitza una factura proforma?

Aquest document se sol emetre abans d'acabar una venda, per detallar bé les condicions i que el client no s’emporti una sorpresa en rebre la factura. És com un esborrany o visió final de la factura, però sense que tingui cap mena de validesa.

Normalment, s'utilitza perquè el client es faci una idea del que serà la factura. Mentre que la factura definitiva s'envia al final, després que venguis el teu producte o servei. És l'últim pas en la relació client-professional.

Quines dades ha d'incloure una factura proforma?

Les dades de la proforma són les mateixes que les de la factura convencional. Això sí, has d'indicar que es tracta d'una proforma en alguna part del document. Normalment es posa a l'encapçalament.

Aquestes són les principals dades a incloure en una factura proforma:

• Data d'emissió de la factura.
• Dades del proveïdor: nom complet, DNI, adreça fiscal...
• Dades del client.
• Descripció detallada dels productes o serveis.
• Import.
• Impostos.
• Mètode de pagament (número de compte bancari, per exemple).

És important que el disseny sigui professional i la lletra llegible.

Ara que coneixes la diferència entre proforma i factura, no dubtis a preguntar-nos qualsevol pregunta que t'hagi pogut sorgir. T'esperem.